O olhar atento a todos os detalhes, organização, planejamento e um cronograma bem feito são alguns requisitos de uma Reunião Técnica bem sucedida. E isso vale para casamentos, festas de aniversários, shows culturais e até encontros corporativos.
Todos os requisitos acima citados são considerados fundamentais para que tudo no evento ocorra conforme as expectativas dos clientes e seus convidados.
Sem esse tipo de reunião, não é exagero afirmar que qualquer tipo de planejamento, para qualquer tipo de evento, se torna incompleto. É na reunião técnica que chega a hora de definir uma série de elementos indispensáveis para que tudo funcione perfeitamente.
A reunião técnica determina detalhes essenciais. Ela é o momento em que você e a empresa especializada na organização batem o martelo para decidir o que vai entrar, o que vai sair, quais detalhes serão prioritários e quais serão considerados secundários (ou até mesmo dispensáveis).
Podemos afirmar que sem essa reunião, o seu planejamento perde muita força e pode até mesmo comprometer a qualidade do resultado final.
Nesse artigo, a gente vai mostrar para você como funciona a reunião técnica, qual é a sua importância e como ela pode se tornar decisiva para o sucesso do seu evento. Boa leitura!
Reunião técnica – Entenda o conceito
A Reunião Técnica é a conversa final e definitiva com os fornecedores e organizadores do evento, seja ele um casamento, uma festa de formatura, de aniversário ou uma convenção empresarial.
O que difere a Reunião Técnica das outras conversas e encontros é, essencialmente, o seu caráter definidor. Ou seja, é nessa reunião que serão decididos os detalhes finais para que um determinado evento seja realizado com o sucesso esperado.
De uma forma geral, a Reunião Técnica deve contar com uma conversa ágil e decisiva. Nesse contexto, ela deve ser realizada nem tão distante do evento, porém nem tão próxima também, conferindo mais tempo e facilitando a ação caso algo deva ser alterado antecipadamente.
Desse modo, a Reunião Técnica normalmente é realizada um mês antes do evento, no máximo com dois meses com antecedência.
Também é importante destacar que uma Reunião Técnica, assim como qualquer outro encontro destinado a decisões importantes, deve contar com aqueles elementos básicos, tais como uma ata registrando tudo o que foi decidido, bem como um cronograma.
Por meio do cronograma é possível estabelecer prazos, determinar estratégias finais, avaliar soluções e até mesmo se preparar para evitar – ou até minimizar – todo e qualquer empecilho capaz de prejudicar a realização ou o andamento do evento.
Nesse sentido, podemos afirmar que a Reunião Técnica consiste em uma das etapas mais importantes do planejamento. É por meio dela que serão dados os últimos passos para a viabilidade do evento.
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Saiba por que valorizar a Reunião Técnica
A Reunião Técnica vem se tornando uma solução extremamente importante para a comunicação entre os fornecedores e outras partes envolvidas na realização de um evento.
Na prática, esse tipo de reunião representa a oportunidade de planejar e avaliar de forma mais detalhada as principais pautas referentes ao evento.
Ela é a chance para todos os envolvidos decidirem o que será necessário e como tornar possível a realização de uma atividade, seja ela um casamento, uma festa corporativa ou uma atração artística.
Analisando por essa perspectiva, a gente pode concluir que uma reunião técnica representa uma série de benefícios conforme veremos a seguir.
É necessário para estabelecer estratégias
Ao realizar uma Reunião Técnica você tem uma oportunidade de determinar quais serão os meios para promover um evento realmente memorável e bem sucedido.
A partir dela, se torna muito mais fácil apontar possibilidades, avaliando os riscos, analisando o que poderá funcionar e quais os melhores a serem seguidos.
Consolida uma comunicação mais eficiente
A Reunião Técnica também é uma maneira eficiente de proporcionar melhor comunicação e interação com fornecedores, organizadores e demais integrantes da equipe. Tudo isso contribui para que o evento seja muito bem organizado.
Quanto mais eficiente for a comunicação, maior é a chance de reduzir e minimizar eventuais falhas de forma rápida e efetiva.
Traz mais tranquilidade
Com a realização de uma Reunião Técnica você também garante algo muito importante para que tudo ocorra bem: a tranquilidade.
Isso mesmo, com uma reunião definitiva, realizada poucos meses – ou até mesmo um mês antes do evento programado – é possível ficar mais tranquilo em relação a vários detalhes, tendo a certeza de que tudo está sendo muito bem encaminhado e planejado.
Entenda a importância de um checklist para uma Reunião Técnica
O checklist é um recurso decisivo para que a reunião seja realmente produtiva e consiga contemplar por completo o tamanho e a importância de cada detalhe do evento.
O checklist bem feito, obviamente, leva em conta as características e as propostas das atividades planejadas. Sendo assim, o checklist de um casamento terá outros elementos e detalhes diferentes do checklist destinado a uma festa de formatura, por exemplo.
Quanto mais completo for o checklist, mais chance de tudo ocorrer de acordo com o planejado. Por essa razão, é impossível pensar em uma Reunião Técnica sem um checklist completo, pois é justamente esse elemento que vai abordar os principais detalhes técnicos de um evento.
Para criar um checklist realmente eficiente, capaz de orientar os principais detalhes do planejamento, é necessário levar em conta alguns requisitos básicos. São eles:
- O tipo de evento.
- As propostas desse evento.
- Local.
- Data.
- Quantidade de pessoas.
- Alimentação.
- Tecnologia utilizada.
Lembre-se que o evento pode ser em um local ao ar livre. Apenas esse detalhe, por exemplo, já ajuda a definir uma série de elementos no checklist, tais como: o horário, o número de convidados e até mesmo a atenção à previsão do tempo.
A questão da alimentação também é um detalhe imprescindível. E isso vale tanto para uma palestra corporativa (que pode ser acompanhada por doces ou salgados) quanto para uma cerimônia de casamento (que demanda um serviço de alimentação mais completo e variado).
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Como realizar uma boa Reunião Técnica?
De um modo geral, uma Reunião Técnica deve ser organizada um mês antes do evento, ou, caso considere mais conveniente, dois meses antes. O ideal é que a reunião não seja muito em cima da hora, nem tão distante da data marcada para a ocorrência das atividades.
Além do mais, para fazer uma Reunião Técnica realmente produtiva, capaz de sanar todas as dúvidas e ainda definir todos os detalhes e evitar possíveis problemas, é preciso adotar algumas medidas básicas. São elas:
- Estabelecer um determinado tempo para tratar de cada assunto;
- Montar uma ata da reunião;
- Definir um cronograma.
No caso de eventos do porte de uma festa de casamento, ou de formatura, que normalmente demandam o arranjo de vários detalhes, materiais e recursos, é normal que as Reuniões Técnicas se tornem mais longas, repletas de temas a serem avaliados e discutidos.
Para evitar confusão, é importante estabelecer uma hierarquia de pautas e também determinar um tempo para debater cada uma delas. A partir disso você irá perceber que os assuntos irão fluir melhor e a reunião será bem mais produtiva.
Também é importante montar uma ata, registrando todos os assuntos e temas que foram abordados na reunião, bem como esclarecendo o que foi decidido.
Por fim, diante de todas as pautas devidamente decididas, é necessário elaborar um cronograma capaz de guiar as ações e delimitar os prazos. Com isso, todos os envolvidos na organização do evento estarão sincronizados.
Reunião Técnica para festas de casamento
As Reuniões Técnicas são essenciais para o êxito de qualquer tipo de cerimônia, encontro ou evento. Um exemplo disso é a organização de uma festa de casamento.
Graças à uma Reunião Técnica capaz de antecipar todos os detalhes, será possível viabilizar uma festa realmente memorável e marcante na vida não apenas dos noivos, mas de todos os convidados.
Sendo assim, é aí que entra na jogada um componente muito importante em qualquer Reunião Técnica: o checklist.
No caso de um evento do porte de um casamento, o checklist ideal é montado aos poucos, sendo planejado com vários meses de antecedência, inclusive, podendo ser 10 ou até 12 meses antes do grande dia.
Nesse período bastante antecipado, o checklist vai determinar alguns aspectos básicos, tais como:
- A data do casamento.
- A Avaliação dos gastos.
- A lista dos convidados.
- O local.
- O conceito da festa.
Ao longo dos meses serão realizadas outras reuniões. Após isso, mais próximo da data escolhida, você poderá efetuar a tão esperada Reunião Técnica, que vai estabelecer os detalhes definitivos. Entre eles estão:
- Prova definitiva do traje do noivo.
- Prova definitiva do vestido da noiva.
- Confirmar a quantidade de convidados junto ao buffet.
- Revisar a lista de fornecedores.
- Testes de maquiagem.
- Realização de fotos e filmagens.
Um ponto importante é ter em mente que as cerimônias matrimoniais não necessitam obedecer a padrões tradicionais estabelecidos.
Hoje em dia a gente percebe vários casais apostando na criatividade, trazendo para as cerimônias uma série de características que refletem as personalidades e as preferências dos noivos.
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Apesar disso, de uma forma geral, os casamentos contam como detalhes e recursos figurativos que já são considerados fundamentais e marcantes. Sendo assim, cada aspecto que constitui um casamento deve ser muito bem planejado.
Sabendo disso é que a atuação de uma boa empresa de eventos faz toda a diferença, sendo capaz de auxiliar a organização de um checklist completo e rico em detalhes especialmente na realização da Reunião Técnica.
A presença de uma empresa especializada na organização de eventos oferece uma série de vantagens, entre as principais a gente pode dizer:
- Acompanhamento profissional.
- Otimização do planejamento.
- Excelente interação com fornecedores.
- Redução de riscos.
- Dedicação exclusiva aos procedimentos de organização.
- Agilidade na resolução de problemas.
Tudo isso, aliado com os benefícios que uma reunião técnica oferece, torna possível a realização e o sucesso de qualquer evento.
Conclusão
Nesse artigo a gente mostrou para você que existem vários fatores para que um efeito ocorra de acordo com as suas expectativas. A realização de uma reunião técnica, nesse caso, é um elemento de grande importância.
Aqui você aprendeu como uma Reunião Técnica é a oportunidade para dar, digamos assim, os últimos retoques no seu planejamento. A razão para isso é que uma reunião técnica consiste na conversa final com os fornecedores.
Em suma, ela é o momento decisivo, o instante em que você vai determinar tudo o que ocorrerá no evento. É por meio dela que você e a empresa especializada em eventos poderão definir as prioridades, definindo o que é indispensável e o que pode ser deixado para segundo plano.
Por essa razão, ela funciona como um guia, uma espécie de mapa que vai definir os rumos das suas estratégias para o evento.
Também mencionamos as vantagens que uma boa Reunião Técnica proporciona, como, por exemplo, mais tranquilidade ao saber que tudo foi devidamente organizado e planejado, redução de custos e estratégias devidamente elaboradas.
Levando em conta todos esses fatores, na hora de organizar uma festa de casamento, uma palestra corporativa, um aniversário, uma atração cultural ou qualquer outro tipo de evento, não esqueça da importância da Reunião Técnica, bem como da atuação de uma empresa especializada em eventos como a Terra Nobre.
Por fim, é graças a esses recursos que você terá a tranquilidade e a certeza de que o seu evento estará em boas mãos, sendo bem sucedido e cumprindo os seus principais objetivos.